Factuur maken voor je rijschool? Zo automatiseer je facturen, betalingen en btw

Maak automatisch rijschoolfacturen voor lessen, pakketten, termijnen en examens. Koppel Mollie en voorkom onnodige btw op CBR-kosten.

Factuur maken voor je rijschool? Zo automatiseer je facturen, betalingen en btw

Een factuur maken voor één rijles is eenvoudig. Maar wanneer leerlingen losse lessen, lespakketten, examens en termijnen betalen, wordt de administratie al snel onoverzichtelijk.

Je moet facturen maken, betalingen controleren, lestegoeden toevoegen en openstaande bedragen opvolgen. Bij praktijkexamens moet je bovendien rekening houden met het verschil tussen de CBR-kosten en de dienstverlening van je eigen rijschool.

De makkelijkste oplossing is daarom niet om sneller met Word of Excel te werken. Je stelt je rijschool, producten, prijzen en factuurregels één keer goed in. Daarna worden facturen handmatig of automatisch vanuit het leerlingdossier aangemaakt.

Met RijSys kun je onder andere:

• automatisch een factuur maken na een aankoop;
• handmatig factureren vanuit het leerlingprofiel;
• lespakketten in één keer of in termijnen factureren;
• online betalingen via je eigen Mollie-account verwerken;
• handmatige betalingen registreren;
• facturen plannen of crediteren;
• een kopie naar je boekhouder sturen;
• het CBR-bedrag en het bedrag van je rijschool afzonderlijk verwerken.

Zo blijven facturen, betalingen, credits en leerlinggegevens onderdeel van dezelfde administratie.

Wat is de makkelijkste manier om een rijschoolfactuur te maken?

De snelste manier is om de factuur rechtstreeks vanuit het digitale leerlingdossier te maken.

De naam en contactgegevens van de leerling staan al klaar. Ook je rijlessen, examens, prijzen en lespakketten zijn vooraf binnen de juiste cursus opgeslagen. Je selecteert wat je wilt factureren en hoeft dezelfde gegevens niet opnieuw in te voeren.

Binnen RijSys kan een factuur op verschillende manieren ontstaan:

1. Automatisch wanneer een leerling een les of pakket koopt.
2. Vanuit een lespakket of termijnbetaling.
3. Handmatig vanuit het leerlingprofiel.
4. Als geplande factuur die later automatisch wordt verstuurd.
5. Als creditfactuur wanneer een eerdere factuur moet worden gecorrigeerd.

Je bepaalt dus zelf hoeveel je automatiseert. RijSys ondersteunt zowel automatische als handmatige facturatie en houdt de factuurstatus, betalingsgeschiedenis en het leerlingdossier na betaling bijgewerkt. 

Stel je facturen één keer goed in

Na het aanmaken van je RijSys-account vul je eerst de gegevens van je rijschool in.

Denk aan:

• naam en adres van de rijschool;
• contactgegevens;
• KVK-nummer;
• btw-identificatienummer;
• IBAN;
• logo;
• betaaltermijn;
• volgend factuurnummer;
• standaardtekst op de factuur;
• tekst voor betalingsherinneringen;
• tekst voor creditfacturen.

Deze informatie wordt daarna automatisch gebruikt op nieuwe facturen. Je hoeft dus niet voor iedere leerling opnieuw je bedrijfsgegevens, logo of betaaltekst toe te voegen.

Je kunt ook een e-mailadres in het BCC-veld invoeren. Iedere verzonden factuur, betalingsherinnering en creditfactuur wordt dan automatisch als kopie naar bijvoorbeeld je boekhouder of administratiekantoor gestuurd. 

Sla je lessen, examens en pakketten per cursus op

Een rijschool factureert meestal meer dan alleen losse rijlessen.

Binnen iedere cursus kun je de producten opslaan waarmee je werkt, bijvoorbeeld:

• proefles;
• rijles van 50 minuten;
• rijles van 100 minuten;
• theorieproduct;
• tussentijdse toets;
• praktijkexamen;
• herexamen;
• administratiekosten;
• lespakket;
• eigen aanvullende producten.

Je kunt deze producten later toevoegen, aanpassen of archiveren. Wanneer een prijs verandert, pas je deze dus één keer aan binnen de cursus.

Bij het maken van een factuur selecteer je het opgeslagen product. De naam, prijs en btw-instelling worden vervolgens overgenomen. Dat voorkomt dat medewerkers zelf bedragen moeten invoeren of bij iedere leerling opnieuw de btw moeten berekenen.

Hoeveel btw geldt voor rijlessen?

Over normale autorijlessen voor het behalen van rijbewijs B geldt in Nederland doorgaans 21% btw. Autorijles wordt door de Belastingdienst gezien als onderwijs voor het verkrijgen van vaardigheden in de persoonlijke levenssfeer en valt daarom niet onder de algemene onderwijsvrijstelling. 

De 21% btw geldt normaal onder andere voor:

• losse rijlessen;
• rijlespakketten;
• tijd van de instructeur;
• gebruik van de lesauto;
• eigen administratiekosten;
• begeleiding rondom het praktijkexamen.

Bij de kosten van het CBR moet je echter een belangrijk onderscheid maken.

CBR-examengeld en btw: splits de examenprijs

De producten en tarieven van het CBR zijn vrijgesteld van btw. Op de factuur die je als rijschool van het CBR ontvangt, staat daarom geen btw. 

Een praktijkexamen dat je aan een leerling verkoopt, bestaat meestal uit twee delen:

1. De kosten van het CBR

Dit is het werkelijke bedrag dat het CBR voor het examen rekent.

Wanneer je dit bedrag één op één en zonder winstopslag aan de leerling doorberekent, moet het afzonderlijk zichtbaar zijn op de factuur. Het kan dan, mits aan de fiscale voorwaarden is voldaan, zonder btw worden verwerkt.

De Belastingdienst berekent geen btw over een doorlopende post wanneer een ondernemer deze kosten in naam en voor rekening van de klant betaalt. 

2. De dienstverlening van de rijschool

Dit is het bedrag dat je eigen rijschool rekent voor bijvoorbeeld:

• de lesauto;
• de tijd van de instructeur;
• begeleiding tijdens het examen;
• ophalen en terugbrengen;
• eigen reserverings- of administratiekosten.

Over deze dienstverlening geldt normaal 21% btw.

Zo verwerkt RijSys de examenprijs

Wanneer je binnen een cursus een examen aanmaakt, vul je in RijSys twee afzonderlijke prijzen in:

1. De examenkosten van het CBR.
2. De prijs van de rijschool.

Hierdoor kan het systeem voorkomen dat automatisch 21% btw over de volledige examenprijs wordt berekend.

De factuur wordt bijvoorbeeld als volgt opgebouwd:

Factuurregel

Excl. btw

Btw

Totaal

CBR-examengeld

€143,50

Geen btw

€143,50

Lesauto en examenbegeleiding

€137,60

€28,90

€166,50

De bedragen in dit voorbeeld zijn fictief.

Zou je over de volledige €250 exclusief btw 21% berekenen, dan komt er €52,50 btw bij. Door het CBR-deel correct afzonderlijk te verwerken, wordt alleen over de eigen dienstverlening van de rijschool btw berekend.

Dat voorkomt dat je onnodig btw afdraagt over kosten die je één op één aan het CBR doorbetaalt.

Het tegenovergestelde is ook niet correct: je kunt niet automatisch de volledige examenprijs zonder btw factureren. Over de lesauto, instructeur en andere eigen diensten blijft normaal 21% btw verschuldigd.

Gebruik daarom altijd RijSys

Laat de gekozen fiscale inrichting bij twijfel controleren door je boekhouder. Geen btw is boekhoudkundig niet altijd hetzelfde als het btw-tarief van 0%.

Een lespakket met examen correct factureren

Een lespakket kan uit onderdelen met verschillende btw-instellingen bestaan.

Bijvoorbeeld:

20 rijlessen – 21% btw

CBR-examengeld – afzonderlijk zonder btw

Lesauto en examenbegeleiding – 21% btw

Binnen RijSys sla je deze onderdelen eerst afzonderlijk binnen de cursus op. Daarna voeg je ze samen in het lespakket.

Je hoeft de btw-verdeling hierdoor niet opnieuw te berekenen wanneer een volgende leerling hetzelfde pakket koopt.

RijSys kan na de aankoop automatisch de factuur, credits, betalingsstatus, het leerlingdossier en de rapportages verwerken. 

Laat leerlingen zelf een lespakket kopen

Bij ieder lespakket bepaal je of leerlingen het zelf vanuit de Student App mogen aanschaffen.

Zet je deze mogelijkheid aan, dan verloopt het proces automatisch:

1. De leerling kiest het pakket in de app.

1. RijSys maakt de factuur aan.

1. De leerling ontvangt de factuur.

1. De leerling betaalt online.

1. De factuurstatus verandert naar betaald.

1. De bijbehorende credits worden toegevoegd.

1. De betaling verschijnt in het leerlingdossier en de rapportages.

Wil je een pakket niet openbaar aanbieden? Dan schakel je de aankoopmogelijkheid uit en voeg je het pakket zelf toe vanuit het leerlingprofiel.

Zo houd je controle over pakketten die alleen voor bepaalde leerlingen of na een proefles beschikbaar zijn.

Een lespakket in termijnen laten betalen

Bij het aanmaken van een pakket kun je bepalen of de leerling in termijnen mag betalen.

Je stelt zelf in:

• hoeveel termijnen worden gebruikt;

• welk bedrag per termijn betaald wordt;

• wanneer iedere termijn moet worden betaald;

• welke facturen daarbij horen.

Na een online betaling registreert RijSys de factuur automatisch als betaald. Ook de betalingsgeschiedenis, credits, het leerlingdossier en de rapportages worden bijgewerkt. 

Hierdoor hoef je niet in een los Excel-bestand bij te houden welke leerling de eerste, tweede of derde termijn al heeft betaald.

Staat een termijn nog open? Dan kunnen betalingsherinneringen via e-mail en de Student App worden verstuurd.

Online betalen via je eigen Mollie-account

Voor online betalingen koppel je binnen de instellingen je eigen Mollie-account aan RijSys.

Je voert de benodigde Mollie API-key in en slaat de koppeling op. Daarna kunnen leerlingen betalen via de betaalmethoden die je binnen je eigen Mollie-account hebt geactiveerd.

Het geld wordt via het Mollie-account van je rijschool verwerkt. Na een succesvolle betaling werkt RijSys automatisch bij:

• factuurstatus;

• betalingsgeschiedenis;

• credits;

• leerlingdossier;

• rapportages.

Je hoeft de bankbetaling dus niet opnieuw handmatig aan de factuur en de leerling te koppelen. 

Handmatig factureren en betalingen registreren

Niet iedere betaling hoeft online te verlopen.

Vanuit het financiële gedeelte van het leerlingprofiel kun je ook:

• een nieuwe factuur aanmaken;

• producten aan de factuur toevoegen;

• een factuur direct versturen;

• een factuur voor later plannen;

• een ontvangen betaling handmatig registreren;

• een factuur downloaden;

• een creditfactuur maken.

Betaalt een leerling bijvoorbeeld per bankoverschrijving of pin? Dan registreer je de betaling bij de juiste factuur. De betaling blijft daardoor gekoppeld aan het leerlingdossier.

In het factuuroverzicht zie je onder andere de status Concept, Gepland, Openstaand of Betaald. Een geopende factuur kan worden verstuurd, gedownload, betaald of gecrediteerd. 

Waarom een algemeen factuurprogramma niet altijd genoeg is

Een algemeen factuurprogramma kan een factuur maken en versturen. Het weet alleen niet automatisch:

• welke cursus een leerling volgt;

• welk lespakket is gekocht;

• hoeveel credits beschikbaar zijn;

• welke termijn al is betaald;

• of een leerling een pakket vanuit de app mag kopen;

• welk deel van een examen uit CBR-kosten bestaat;

• welke financiële informatie in het leerlingdossier hoort.

RijSys koppelt de factuur aan de leerling, cursus, producten, lespakketten, credits en betalingen.

Daardoor automatiseer je niet alleen het maken van een PDF-factuur. Je automatiseert de volledige administratie vóór en na de betaling.

Controleer dit voordat je begint

Controleer voor je eerste echte factuur:

• bedrijfsnaam en adres;

• KVK-nummer en btw-identificatienummer;

• IBAN;

• logo en factuurteksten;

• betaaltermijn;

• factuurnummering;

• btw-instelling per product;

• afzonderlijke CBR- en rijschoolprijs;

• inhoud van je lespakketten;

• eventuele termijnbetalingen;

• Mollie-koppeling;

• e-mailadres van je boekhouder.

Maak daarna eerst een testfactuur. Controleer de factuurregels, btw-verdeling, betaling, factuurstatus en toegevoegde credits.

Automatisch rijschoolfacturen maken met RijSys

Met RijSys stel je je rijschool, cursussen, producten en facturen één keer goed in.

Daarna bepaal je zelf hoe je factureert. Je kunt handmatig een factuur maken, een ontvangen betaling registreren of een creditfactuur aanmaken. Je kunt leerlingen ook zelfstandig lessen en pakketten laten kopen en online of in termijnen laten betalen.

Na een online betaling blijven de factuurstatus, credits, betalingsgeschiedenis en het leerlingdossier automatisch bijgewerkt.

Bij examens worden het CBR-bedrag en de dienstverlening van de rijschool afzonderlijk ingesteld. Daardoor voorkom je dat onnodig btw over het volledige examenbedrag wordt berekend.

Je boekhouder kan automatisch een kopie ontvangen van iedere factuur, betalingsherinnering en creditfactuur.

Geen losse Excel-bestanden en geen facturen meer maken na je laatste rijles.

RijSys is de eerste zes maanden gratis te gebruiken tot en met 21 actieve leerlingen. Er is geen creditcard nodig en je zit niet aan verplichtingen vast. 

Wil je jouw rijschoolfacturen en betalingen automatisch verwerken?

Maak gratis je RijSys-account aan en stel vandaag je lessen, examens, lespakketten en facturen in.

Start gratis

Demo inplannen

Veelgestelde vragen

Hoe maak ik een factuur voor een rijles?

Sla de rijles eerst als product op binnen de juiste cursus. Open daarna het leerlingprofiel, selecteer het product en maak de factuur aan. De opgeslagen prijs, btw en factuurgegevens worden automatisch overgenomen.

Hoeveel btw geldt voor autorijlessen?

Over normale autorijlessen voor het behalen van rijbewijs B geldt doorgaans 21% btw. Autorijles valt niet onder de algemene onderwijsvrijstelling. 

Zit er btw op CBR-examengeld?

De producten van het CBR zijn vrijgesteld van btw. Het werkelijke CBR-bedrag kan onder voorwaarden afzonderlijk zonder btw worden doorberekend. Over de eigen diensten van de rijschool, zoals de lesauto en begeleiding, geldt normaal 21% btw. 

Kan een leerling zelf een lespakket kopen?

Ja. Per pakket bepaal je of de leerling het vanuit de Student App mag aanschaffen. Na een online betaling kunnen de factuurstatus, credits en leerlingadministratie automatisch worden bijgewerkt.

Kan ik een lespakket in termijnen laten betalen?

Ja. De rijschool bepaalt het aantal termijnen, de bedragen en de betaalmomenten. RijSys houdt de bijbehorende facturen en betaalstatussen binnen dezelfde administratie bij.

Kan ik een betaling handmatig registreren?

Ja. Open de factuur vanuit het leerlingprofiel en registreer de ontvangen betaling. De betaling blijft gekoppeld aan de leerling en de betreffende factuur.

Kan ik een foutieve factuur verwijderen?

Een verzonden factuur corrigeer je normaal met een creditfactuur. Daardoor blijft zichtbaar welke factuur is gecorrigeerd en blijft de financiële administratie controleerbaar.

Kan mijn boekhouder automatisch facturen ontvangen?

Ja. Voeg het e-mailadres van je boekhouder toe aan het BCC-veld van de factuurinstellingen. Iedere factuur, betalingsherinnering en creditfactuur wordt dan ook naar dat adres gestuurd.